Scouting e Ricognizioni Organizzative

Lo Scouting Organizzativo, ovvero l’esplorazione e l’attualizzazione del sistema dei Ruoli Organizzativi in Azienda, si rende possibile grazie ad un metodo ad alto impatto motivazionale, centrato sulla ricognizione organizzativa dei processi di lavoro e sulla dialettica Capo – Collaboratore.

Il meccanismo di funzionamento messo a punto da Cornerstone International ha l’obiettivo di mettere ogni “Responsabile” nelle migliori condizioni  di condurre in autonomia con il collaboratore un incontro di “allineamento” organizzativo (bottom-up, di prima proposizione da parte del Collaboratore sul percepito di ruolo <—> top-down, di restituzione ed omologazione della Linea su quanto atteso dall’Organizzazione), volto a creare condivisione e spirito di squadra sulle principali “Sfide” operative da traguardare, quelle derivanti da una consapevole e partecipata copertura di Ruolo, cogliendo altresì l’occasione per impiantare un’efficace prassi di gestione delle Persone, fondata su una cultura per obiettivi e risultati, atta a favorire motivazione e sviluppo.

L’idea nasce dalla constatazione che il sistema dei ruoli in Azienda non risulta sempre rispondente alle reali richieste del mercato di riferimento, né può essere il frutto di un disegno precostituito “calato” dall’alto. Definita una strategia, una direzione di marcia, la chiave è la flessibilità e la condivisione, con la consapevolezza che il cammino si fa procedendo insieme, non potendo essere sempre scelto a priori, soprattutto in un mercato imprevedibile e liquido come quello attuale.

Il nostro paradigma, quello dello “scouting”, si basa sull’assunzione che il futuro è imponderabile e turbolento, necessitante di un “approccio ibrido” in grado di accogliere e governare l’instabilità per tenersi aperte tutte le opzioni, passando da una visione di un “mondo al sicuro da errori” ad un “mondo di errori sicuri”, da gestire nel qui e ora (manage) e per quanto possibile da prevedere in una logica di breve-medio (develop).

Risulta pertanto più che comprensibile il disorientamento e il disagio motivazionale da parte delle persone, che non sempre hanno chiaro il “cosa”, il “come” e il “perché” del loro lavoro, ovvero cosa esattamente l’Azienda si attende da loro, né a tale situazione riesce a supplire l’azione del “capo”, non sempre puntuale e chiarificatrice nell’azione di indirizzo e sostegno alla motivazione.

Pertanto, al fine di garantire il massimo coordinamento gestionale possibile, il meccanismo dello scouting organizzativo proposto da Cornerstone fa leva su una visione condivisa tra collaboratori e capi, tra Operatività e Management (bottom-up <—> top-down), ottenuta mediante una metodologia proprietaria, in grado di attivare processi sociali che consentono ai manager di stimolare e creare le condizioni più favorevoli all’auto-motivazione dei collaboratori e al presidio (per il loro tramite) dell’evoluzione del contesto.

Di seguito in estrema sintesi le tre fasi in cui si articola la nostra metodologia.

📌 La fase 1 (bottom-up) del sistema di scouting organizzativo, parte da un’Autodescrizione guidata del Ruolo da parte del “Collaboratore”, che comporta un’esplicitazione delle Aree Chiave di Operatività e una loro mappatura nelle matrici «Importanza / Difficoltà», «Motivazione / Competenza», al fine di determinare non solo le sfide di ruolo percepite, ma anche il livello di maturità del collaboratore (dato dal combinato disposto di motivazione e competenza) su ognuna delle Aree Chiave di Operatività emerse.

L’Autodescrizione risponde alle domande seguenti:

• 1. Qual è il titolo del ruolo e la sua missione;
• 2. Quali sono le principali attività lavorative svolte;
• 3. Quali sono le modalità con cui si realizzano tali attività;
• 4. Quali sono le finalità di queste attività;
• 5. Qual è il livello di responsabilità ed influenza rispetto a ruoli collaterali di processo (= responsabilità diretta / primaria, condivisa, indiretta / remota).

Ne deriva un’istantanea chiara e nitida sul tipo di consapevolezza che la persona ha nello svolgimento del suo lavoro, ovvero nella copertura del ruolo (posizione organizzativa) affidatogli dall’Azienda.

📌 La fase 2 (top-down) attiene al processo di revisione / condivisione / allineamento con la figura del “Responsabile” ed ha il fine, non solo di omologare il ruolo organizzativo (posizione) in discussione, ma anche quello di istituire e mettere a regime una prassi manageriale che faciliti e rinforzi il dialogo e la condivisione tra Capo e Collaboratore, in merito alla percezione di quest’ultimo in termini di sua adeguatezza nella copertura della Posizione di cui è titolare.

L’obiettivo di tale fase è quello di mettere ogni “Responsabile” nelle migliori condizioni  di condurre con il collaboratore un colloquio di “allineamento” organizzativo (bottom-up <—> top-down), volto a creare condivisione e spirito di squadra sulle principali “Sfide” operative da traguardare, quelle rivenienti da una consapevole e partecipata copertura del Ruolo, cogliendo altresì l’occasione per rinforzare un’efficace prassi di gestione delle Persone, fondata su una cultura per obiettivi e risultati, atta a favorire motivazione e sviluppo.

📌 La fase 3 (PPS – Piano Personale di Sviluppo) fa riferimento non solo alla definizione del piano personale di formazione e sviluppo del titolare di ruolo (conseguente alle risultanze della fase 2), ma anche alle ricadute prestazionali derivanti dal processo di allineamento tra percepito ed atteso di ruolo, in termini di assegnazione di obiettivi e futura valutazione dei risultati, in una logica di percorso monitorato, ai fini di una piena e performante copertura della posizione.

Da tale fase, attraverso un protocollo motivante di feedback, il Responsabile segnalerà al Collaboratore i comportamenti organizzativi da rinforzare ed implementare.

Tale fase 3 costituisce a sua volta un sistema autonomo e procedurizzato di assegnazione e valutazione di obiettivi, che si innesta coerentemente sulle risultanze dello Scouting Organizzativo.

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Luigi Gaglio – Associate Partner

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